Als PCO-kantoor (Professional Congress Organiser) met meer dan 17 jaar ervaring, geven we graag wat belangrijke inzichten mee bij het plannen, uitvoeren en evalueren van congressen. Vandaag Deel 2.
WAT TE DOEN
1. Onderhandel
Dat onderhandelen over prijs belangrijk is, weten we allemaal. Maar stop daar niet. Onderhandel over extra’s. Zoals gratis water op de kamers, gratis toegang tot een kleine, extra zaal die je als office gebruiken kunt, extra catering-personeel, extra aankleding van de tafels, …
En als je deals doet die over grotere bedragen gaan, onderhandel dan evenzeer over een zekere flexibiliteit van je leveranciers als het op kleinere zaken aankomt: spreek bijvoorbeeld af dat als je laattijdig een kleine zaal annuleren moet, die niet aangerekend zal worden. Om dit soort tegemoetkomingen te verkrijgen, is transparantie cruciaal: schets en communiceer waarom je iets vraagt – bijvoorbeeld dat of je die extra zaal al dan niet nodig zal hebben, afhangt van het aantal sponsors.
“In business as in life – you don’t get what you deserve, you get what you negotiate.”
Chester L. Karrass
2. Bedank
Een andere zeer belangrijke “wat te doen” is de tijd nemen om een hele reeks mensen te bedanken – en dit niet enkel op schriftelijke communicatie als affiches, mails en roll-ups. Spreek je dankbaarheid uit – zowel aan het begin als op het einde van je congres. Bedank je sprekers. En je Committee. En je leveranciers achter de schermen – dat wordt vaak ten zeerste op prijs gesteld, en bevordert een vlotte toekomstige samenwerking. En je publiek – uiteindelijk zijn zij diegenen die in deze digitale wereld nog steeds de tijd en energie aan de dag leggen op te komen dagen. En bedank uiteraard je sponsors – zonder sponsors, geen congres! En als je dan meteen ook de gelegenheid aan kan grijpen om iedereen te laten weten waar en wanneer de volgende editie plaats zal vinden, met eventueel zelfs al een aankondiging van het onderwerp voor die editie, dan kan het helemaal niet meer stuk!
“Don't forget, a person's greatest emotional need is to feel appreciated.”
H. Jackson Brown Jr.
WAT NIET TE DOEN
1. Slecht budgetbeheer
In een notendop: wees van meet af aan realistisch met je budgetten naar je leveranciers toe. Heb je een beperkt budget, verdeel je besteedbare budget dan evenredig: bij strikte budgetten wordt bijvoorbeeld vaak beknibbeld op de catering, maar mensen onthouden een verlebberd broodje – een treffender voorbeeld om het belang van deze “wat niet te doen” te illustreren, konden we niet aanhalen…
“Money is such an amazing teacher: what you choose to do with your money shows whether you are truly powerful or powerless.” – Suze Orman
2. Uitlopen
Timemanagement op een congres is cruciaal. Hoewel het op het eerste gezicht kinderspel lijkt, weten we allemaal dat – zelfs met een wel-onderbouwde congresagenda – de tijd “onder controle” houden op locatie een heuse uitdaging zijn kan.
Gelukkig zijn er talloze manieren om uitlopen te voorkomen.
> Laat het belsignaal dat de (her-)start van je congres aan moet geven 10 à 5 minuten voor de geplande effectieve (her-)start rinkelen.
> Laat de hostessen de deelnemers begeleiden naar hun stoelen: dit helpt om iedereen in beweging te krijgen én vergemakkelijkt het doorschuiven en plaats nemen, waardoor er geen kostbare tijd verloren gaat.
> Als het op de sprekers aankomt, zorg er dan voor dan je hen zeer goed brieft: stuur hen de planning goed op voorhand door zodat ze deze kunnen doornemen, maak zeer duidelijk hoeveel tijd er per spreker gereserveerd is en breng hen op de hoogte van de signalen die gebruikt zullen worden om de tijd aan te geven (zoals bijvoorbeeld een aftelklok op de monitor, of een afgesproken teken om de afronding van hun speech aan te duiden).
> En loop je toch vertraging op, aarzel dan niet kort op de bal te spelen door ad hoc bijvoorbeeld een koffiepauze of lunchpauze in te korten… uiteraard wel rekening houdend met het feit dat dit ook vaak dé tijd van je sponsors is, of dé tijd voor je deelnemers om te netwerken! Loop je dus heel erg achter op schema, kijk dan vooral wat je zelf als host doen kan, zoals bijvoorbeeld jouw sessie inkorten of zelfs helemaal weglaten.
“Take care of the minutes and the hours will take care of themselves” – Lord Chesterfield
